金曜の夕方、社長は帰り支度をしている入社2年目の社員に「最近どう？」と声をかけました。返ってきたのは「大丈夫です」の一言で、社員は会釈をしてオフィスを出ていきました。半年後、退職の話を切り出されたとき、社長の頭に浮かんだのは、あの「大丈夫です」でした。この光景を、画面の側から見直します。

よくある光景

●「最近どう？」に「大丈夫です」としか返ってこない。 聞く側は気にかけているつもりでも、廊下や帰り際の立ち話では込み入った話は出てきません。

●上司に直接は言いにくいことほど、口に出る前に消える。 キャリアの迷い、同期との比較、体調のこと。評価する立場の人に面と向かって言うには、言葉を選ぶ時間が要ります。

●「辞めます」と聞いて初めて、本音があったことに気づく。 それまで業務報告に問題はなく、面談でも前向きな話をしていました。周囲から見える情報だけでは、何も起きていないように見えていました。

Coobaseではこうなる

Coobaseの日報には、業務報告や学びとは別に「ひとこと相談」という枠があります。日報を書く人は、作成画面で「相談（マネージャー閲覧専用）」を開き、相談を書きます。欄には「他のメンバーには見えません。マネージャーだけに届きます。」という説明文があります。

相談欄は、その人のグループを担当するマネージャーが読めます。画面の説明文はマネージャーを挙げていますが、経営者も同じ欄を読めます。同じグループの一般メンバーが開くと、相談欄は出ません。業務報告は、本人・同じグループのメンバー・マネージャー・経営者が読めます。

相談の欄には「入力するとマネージャーに通知されます」という注記があります。相談を受けたあとの対応は、関連記事「『辞めます』の前の不安を相談エリアでこう変える」で紹介しています。ここでは、誰が相談を読めるかを見ていきます。

日報のコメント欄には「チーム公開」のチェックがあります。チェックを入れずに送ったコメントは、本人とマネージャーのみ閲覧できます。

次の図は、同じ日報の3つの欄を「誰が読めるか」で並べたものです。

業務報告・ひとこと相談・コメントで、読める人の範囲が違います

ある1日の使い方

以下は架空の会社の1日です。営業グループの若手、担当のマネージャー、同じグループの先輩が登場します。

• 朝、マネージャーが前日の日報を開く。 前日の夕方に提出された若手の日報を、マネージャーが日報詳細で開きます。業務報告と学びの下に「ひとこと相談」の枠があり、「非公開」「未対応」のバッジが付いています。枠の下の「対応状況」のドロップダウンを見て、今日中に返事を書くことにします。

• 日中、同じグループの先輩が同じ日報を開く。 先輩が引き継ぎのため、同じ日報を開きます。業務報告・学び・コメントは表示されますが、「ひとこと相談」の見出しはありません。午後、マネージャーはコメント欄で「チーム公開」にチェックを入れずに返事を書きます。

• 夕方、若手が今日の日報を書く。 若手は日報作成画面で業務報告を書いたあと、「相談（マネージャー閲覧専用）」の折りたたみを開きます。説明文を読んでから、相談を書き足します。注記には、マネージャーに通知されると書かれています。

次の図は、この例での朝・日中・夕方の操作です。

読む人・返す人・書く人が、それぞれの画面で動く架空の1日の例です

画面で見る使い方

マネージャーが見る「ひとこと相談」

最初に見る場所は、マネージャーが開いた日報詳細の「ひとこと相談」の枠です。

次の画像では、①のバッジと②の切り替え欄を見てください。①には「非公開」「未対応」と表示されています。相談は業務報告とは別の枠です。②を開くと、未対応・確認済み・対応中・解決済みの4つから選べます。

画像の番号: ①非公開・未対応のバッジ ②対応状況

「ひとこと相談」は業務報告とは別の枠で、非公開・未対応のバッジと対応状況が付く

同じ日報を同じグループのメンバーが開くと

次は、同じグループの一般メンバーが開いた画面です。業務報告・学び・コメントの見出しはあります。「ひとこと相談」と「気持ち」の見出しはありません。

次の画像は、一般メンバーの画面の業務報告と学びの部分です。業務報告と学びは、マネージャーの画面でも同じように読めます。

同じ日報でも、同じグループのメンバーの画面には「ひとこと相談」の欄が出ない

2つの画面を見比べると、業務報告は同じグループで読める一方、相談欄は一般メンバーに出ないと分かります。

作成画面の「相談（マネージャー閲覧専用）」

相談を書く場所は、日報作成画面の折りたたみ「相談（マネージャー閲覧専用）」です。

次の画像では、①のバッジ、②の説明文、③の注記を見てください。②には「他のメンバーには見えません。マネージャーだけに届きます。」と書かれています。③には「入力するとマネージャーに通知されます。必要に応じてフォローがあります。」と書かれています。

画像の番号: ①マネージャー閲覧専用 ②説明文 ③注記

相談の欄には「他のメンバーには見えません」の説明文と、通知の注記が付く

つまずきやすい点と対処

• 相談も業務報告と同じ人に見えると思ってしまう。 相談は「ひとこと相談」という別の枠で、同じグループの一般メンバーには欄が出ません。

• 作成画面で相談の欄が見当たらない。 相談の欄は折りたたまれていて、最初は閉じています。「相談（マネージャー閲覧専用）」を開くと入力欄と説明文が出ます。初めて書く人には、どこを開くかを先に伝えておきます。

• 返事のコメントが同僚にも見えてしまう。 コメント欄には「チーム公開」のチェックがあります。相談への返事はチェックを入れずに送ると、本人とマネージャーのみ閲覧できます。

導入初日にやること

1. 誰が読むかを先に伝える。 相談は担当のマネージャーと経営者が読めます。同じグループの一般メンバーには欄が出ないことも伝えます。
2. 作成画面の相談の欄を一緒に開く。 「相談（マネージャー閲覧専用）」を開いて、説明文と注記を本人の目で読んでもらいます。
3. コメントの使い分けを決める。 相談への返事は「チーム公開」にチェックを入れずに送る、と決めます。
4. 対応状況を誰が変えるかを決める。 未対応・確認済み・対応中・解決済みの4段階を、担当のマネージャーが変える運用にします。

よくある質問

Q1. 相談は同じグループの同僚に見えますか？

見えません。同じグループの一般メンバーが同じ日報を開いても、「ひとこと相談」の欄そのものが出ません。

Q2. 相談を読めるのは誰ですか？

その人のグループを担当するマネージャーです。経営者が同じ日報を開いても「ひとこと相談」は表示されます。

Q3. 相談はどこに書きますか？

日報作成画面の折りたたみ「相談（マネージャー閲覧専用）」を開いて書きます。

Q4. 相談を書くと、マネージャーに知らされますか？

相談欄には「入力するとマネージャーに通知されます」と書かれています。

Q5. マネージャーの返事は同僚に見えますか？

コメント欄の「チーム公開」にチェックを入れずに送ると、本人とマネージャーのみ閲覧できます。

まとめ

Coobaseの相談エリアには、「他のメンバーには見えません」と画面に書いてあります。まず、読む人の範囲を社内に伝えるところから始めてください。

• 相談は「ひとこと相談」の別枠で、担当のマネージャーが読みます。
• 同じグループの一般メンバーには、相談の欄そのものが出ません。
• 返事はコメントの「チーム公開」を外して送ると、本人とマネージャーのみ閲覧できます。

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