ホームページ制作・DX・AIのご相談は
株式会社Omit

1. 中小企業が抱える「Excelが属人化している」問題

中小企業では、

• 経理や事務作業が特定の人しか分からないExcelになっている
• 毎月同じ表を手作業で作り直している
• 関数が複雑で、触るのが怖い

といった悩みがよくあります。

特に建築業界では、工事ごとの請求・入金管理、外注費、材料費などが多く、「Excelを使っているけど、正直かなり時間がかかっている」という声も少なくありません。

そこで注目されているのが、AIを使ったExcel業務の効率化です。

難しい設定やプログラミングは不要。「指示を出すだけ」で、関数や表を作ってくれます。

この記事では、建築関係の経理事務を例に、AIでExcel業務を自動化する具体的な方法を、そのまま真似できる形で解説します。

2. なぜExcel業務はAIと相性がいいのか？

AIが得意なのは、次のような作業です。

• 情報を整理して表にする
• 条件に応じた計算ルールを考える
• 繰り返し発生する業務を型にする

これはまさに、Excel業務そのものです。

建築関係の経理事務でよくあるExcel作業

• 工事別の請求一覧表の作成
• 入金予定と実績の管理
• 外注費・材料費の集計
• 月次の簡易的な収支管理

これらはルールさえ分かれば毎回同じ。つまり、AIにとって非常に扱いやすい業務なのです。

3. AIを使う前に最低限整理すべき情報（これだけでOK）

「AIに任せる」といっても、ゼロから丸投げする必要はありません。

以下の最低限の情報だけあれば十分です。

整理しておく情報（メモ書きでOK）

• 何の表を作りたいか（例：工事別の入金管理表）
• Excelで使いたい項目（例：工事名、請求金額、入金日など）
• やりたい計算や判断（例：未入金を自動で分かるようにしたい）

完璧に整理する必要はありません。

「こうしたい」という日本語の説明だけでOKです。

4. コピペで使えるプロンプト例（そのまま使えます）

以下は、建築関係の経理事務を想定したプロンプト例です。

ChatGPTなどのAIに、そのままコピーして使えます。

プロンプト例（Excel表＋関数作成）

あなたは中小建築会社の経理事務をサポートするアシスタントです。

以下の条件で、Excelで使える表の構成と、 必要な関数を分かりやすく教えてください。

【やりたいこと】
・工事ごとの請求金額と入金状況を管理したい
・未入金の工事が一目で分かるようにしたい

【表に入れたい項目】
・工事名
・取引先名
・請求日
・請求金額
・入金予定日
・入金日
・入金状況（入金済／未入金）

【条件】
・Excel初心者でも分かる説明にしてください
・関数はコピーして使える形で書いてください

5. AIで作ったアウトプットの仕上がり例（建築関係の経理事務）

AIからは、次のような回答が返ってきます

① Excelで作る表の基本構成

まず、1行目に見出しを入れます。

A列 工事名
B列 取引先名
C列 請求日
D列 請求金額
E列 入金予定日
F列 入金日
G列 入金状況

※ 2行目以降に工事データを入力していきます。

② 入金状況を自動で判定する関数（最重要）

■ 考え方（初心者向け）
入金日（F列）に日付が入っていれば → 入金済
入金日が空白なら → 未入金
これをExcelに判断させます。

■ 入金状況（G2セル）に入れる関数
=IF(F2<>"","入金済","未入金")

■ 使い方
G2セルに上の関数をそのまま貼り付け
G2の右下をドラッグして下にコピー → 他の工事も自動判定されます

表を作成

AIが作成してくれた表に、取引情報を入力しました。

(補足)取引情報として請求書PDFなどAIに渡して取引情報も記載した状態で出力してもらう事も可能です。

関数入力

上記の関数を下にコピーするだけで、入金日が入ったら「入金済」、空白なら「未入金」と自動表示されます。

先ほど作った表に、AIが作ってくれた関数を入れてみると、ちゃんと反映できました。

応用例

• 未入金工事の行だけ色を付ける
• 入金予定日を過ぎている未入金をチェック

こうした設定方法も、AIにそのまま聞けば教えてくれます。

未入金工事を一目で分かるようにする方法（色付け）

■ 条件付き書式（おすすめ）

1. G列（入金状況）を選択

2. メニュー

   ［ホーム］→［条件付き書式］→［新しいルール］

3. 「指定の文字列を含む」 を選択

4. 条件

   • 文字列：未入金

5. 書式で

   • 背景色：赤 or 黄色

未入金の工事が一瞬で分かります

入金予定日を過ぎている未入金をチェックしたい場合（応用）

■ G2の関数を少しだけ進化させる

=IF(F2<>"","入金済",IF(E2<TODAY(),"未入金（期限超過）","未入金"))

6. AIが作った後に「人がやるべき」最低限の修正ポイント

AIはとても便利ですが、最後の確認は人が行うのが安心です。

チェックすべきポイント

• 自社のExcel環境で問題なく動くか
• 金額・日付の表示形式が合っているか
• 業務ルールとズレていないか

とはいえ、

ゼロから作るより圧倒的に楽なのは間違いありません。

「たたき台をAIが作り、仕上げを人がする」

この役割分担が、最も失敗しにくい使い方です。

7. 「AIで業務を効率化したい」企業様へ｜Omitがサポートします

福山・備後地域で中小企業のDX・AI導入を支援しているOmitでは、

採用だけでなく 日々の業務を丸ごと効率化できるAI活用 のご提案を行っています。

最後に、AI活用のメリットを整理します。

• Excel作業にかかる時間が大幅に減る
• 関数が分からなくても形にできる
• 属人化を防ぎ、引き継ぎが楽になる
• 「忙しくて改善できない」を脱出できる

建築関係の経理事務のように、

毎月・毎年同じ作業を繰り返す業務ほど効果が大きいのがAIです。

まずは難しく考えず、「この表を作りたい」と日本語で聞いてみることから始めてみてください。

きっと、**「これなら自分の会社でもできそう」**と感じられるはずです。

まずはお気軽にご相談ください

• 「どの業務がAIで効率化できる？」
• 「忙しくてDXが進まない…何から始めればいい？」
• 「自社に合ったAIの使い方を教えてほしい」

そんな疑問や課題に、Omitのスタッフが丁寧にお答えします。

“ちょっと相談したい”だけでも大歓迎です。まずはお気軽にお問い合わせください。